Dokumenty do aktów

Poniżej znajdują się listy dokumentów niezbędnych dla poszczególnych aktów notarialnych, które można sporządzić w naszej kancelarii.

§Nieruchomości — darowizna

Do zawarcia umowy darowizny nieruchomości gruntowej zabudowanej potrzebne będą następujące dokumenty:

Wszyscy uczestniczący w umowie muszą okazać

  • dokument potwierdzający tożsamość: dowód osobisty lub paszport,
  • umowy małżeńskie majątkowe, jeżeli były zawierane,
  • odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, do celów udokumentowania pokrewieństwa, w przypadku gdy strony umowy uprawnione są do skorzystania ze zwolnienia od podatku od spadków i darowizn.

Darczyńcy obowiązani są okazać

  • odpis zwykły księgi wieczystej,
  • podstawa nabycia, np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (zarejestrowany),
  • w przypadku nabycia przez dotychczasowego właściciela na podstawie umowy darowizny po 1 stycznia 2007 r. lub w drodze dziedziczenia — pisemne zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego, z którego wynika, że nabycie jest zwolnione od podatku od spadków i darowizn lub że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
  • wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku,
  • wypis z rejestru gruntów z adnotacją, że przeznaczony jest do dokonywania wpisów w księgach wieczystych,
  • w przypadku gdy zbywana nieruchomość gruntowa będzie wydzielana do nowej księgi wieczystej — wypisy z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej dla każdej z działek objętych księgą wieczystą,
  • decyzja o warunkach zabudowy, jeśli została wydana, w innym przypadku zaświadczenie o jej braku,
  • wypis z kartoteki budynków,
  • pozwolenie na użytkowanie budynku lub alternatywnie zawiadomienie o zakończeniu budowy z adnotacją Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego, że nie wniósł sprzeciwu do tego zawiadomienia,
  • w sytuacji gdy następuje podział nieruchomości — mapa uwzględniająca podział z adnotacją o przyjęciu jej do zasobu geodezyjnego.

Fakultatywnie — gdy strony umowy sobie tego życzą

  • zaświadczenie o braku osób zameldowanych,
  • zaświadczenie dotyczące uregulowania opłat eksploatacyjnych, stwierdzające brak zaległości,
  • świadectwo charakterystyki energetycznej (obowiązkowo, w przypadku gdy żąda tego obdarowany).

Do zawarcia umowy darowizny lokalu, dla którego założona jest księga wieczysta, potrzebne będą następujące dokumenty:

Wszyscy uczestniczący w umowie muszą okazać

  • dokument potwierdzający tożsamość: dowód osobisty lub paszport,
  • umowy małżeńskie majątkowe, jeżeli były zawierane,
  • odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, do celów udokumentowania pokrewieństwa, w przypadku gdy strony umowy uprawnione są do skorzystania ze zwolnienia od podatku od spadków i darowizn.

Darczyńcy obowiązani są okazać

  • odpis zwykły księgi wieczystej,
  • tytuł własności lokalu, np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa ustanowienia odrębnej własności lokalu, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (zarejestrowany),
  • w przypadku nabycia przez dotychczasowego właściciela na podstawie umowy darowizny po 1 stycznia 2007 r. lub w drodze dziedziczenia — pisemne zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego o zwolnieniu z podatku, zapłaceniu go lub przedawnieniu zobowiązania,
  • zaświadczenie o rewitalizacji (nie dotyczy nieruchomości położonych w Warszawie),
  • zaświadczenie dotyczące przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności, jeśli nie doszło do ujawnienia tego w księdze wieczystej.

Fakultatywnie — gdy strony umowy sobie tego życzą

  • zaświadczenie o braku osób zameldowanych,
  • zaświadczenie dotyczące uregulowania opłat eksploatacyjnych, stwierdzające brak zaległości,
  • świadectwo charakterystyki energetycznej (obowiązkowo, w przypadku gdy żąda tego obdarowany).

Do zawarcia umowy darowizny nieruchomości gruntowej potrzebne będą następujące dokumenty:

Wszyscy uczestniczący w umowie muszą okazać

  • dokument potwierdzający tożsamość: dowód osobisty lub paszport,
  • umowy małżeńskie majątkowe, jeżeli były zawierane,
  • odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, do celów udokumentowania pokrewieństwa, w przypadku gdy strony umowy uprawnione są do skorzystania ze zwolnienia od podatku od spadków i darowizn.

Darczyńcy obowiązani są okazać

  • odpis zwykły księgi wieczystej,
  • podstawa nabycia, np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (zarejestrowany),
  • w przypadku nabycia przez dotychczasowego właściciela na podstawie umowy darowizny po 1 stycznia 2007 r. lub w drodze dziedziczenia — pisemne zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego o zwolnieniu z podatku, zapłaceniu go lub przedawnieniu zobowiązania,
  • wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku,
  • wypis z rejestru gruntów z adnotacją, że przeznaczony jest do dokonywania wpisów w księgach wieczystych,
  • w przypadku gdy zbywana nieruchomość gruntowa będzie wydzielana do nowej księgi wieczystej — wypisy z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej dla każdej z działek objętych księgą wieczystą,
  • w sytuacji gdy następuje podział nieruchomości — mapa uwzględniająca podział z adnotacją o przyjęciu jej do zasobu geodezyjnego.

Do zawarcia umowy darowizny spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu potrzebne będą następujące dokumenty:

Wszyscy uczestniczący w umowie muszą okazać

  • dokument potwierdzający tożsamość: dowód osobisty lub paszport,
  • umowy małżeńskie majątkowe, jeżeli były zawierane,
  • odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, do celów udokumentowania pokrewieństwa, w przypadku gdy strony umowy uprawnione są do skorzystania ze zwolnienia od podatku od spadków i darowizn.

Darczyńcy obowiązani są okazać

  • zaświadczenie wydane przez spółdzielnię o przysługującym zbywcy prawie do lokalu,
  • tytuł własności lokalu,
  • w przypadku nabycia przez dotychczasowego właściciela na podstawie umowy darowizny po 1 stycznia 2007 r. lub w drodze dziedziczenia — pisemne zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego o zwolnieniu z podatku, zapłaceniu go lub przedawnieniu zobowiązania,
  • odpis zwykły księgi wieczystej, o ile została ona założona.

Fakultatywnie — gdy strony umowy sobie tego życzą

  • zaświadczenie o braku osób zameldowanych,
  • zaświadczenie dotyczące uregulowania opłat eksploatacyjnych, stwierdzające brak zaległości,
  • świadectwo charakterystyki energetycznej (obowiązkowo, w przypadku gdy żąda tego obdarowany).

§Nieruchomości — sprzedaż

Do zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości gruntowej zabudowanej potrzebne będą następujące dokumenty:

Wszyscy uczestniczący w umowie muszą okazać

  • dokument potwierdzający tożsamość: dowód osobisty lub paszport,
  • umowy małżeńskie majątkowe, jeżeli były zawierane,
  • odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, do celów udokumentowania pokrewieństwa, w przypadku gdy strony umowy uprawnione są do skorzystania ze zwolnienia od podatku od spadków i darowizn.

Ponadto, sprzedawcy muszą okazać

  • odpis zwykły księgi wieczystej,
  • podstawa nabycia, np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (zarejestrowany),
  • w przypadku nabycia przez dotychczasowego właściciela na podstawie umowy darowizny po 1 stycznia 2007 r. lub w drodze dziedziczenia — pisemne zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego o zwolnieniu z podatku, zapłaceniu go lub przedawnieniu zobowiązania,
  • wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku,
  • wypis z rejestru gruntów z adnotacją, że przeznaczony jest do dokonywania wpisów w księgach wieczystych,
  • w przypadku gdy zbywana nieruchomość gruntowa będzie wydzielana do nowej księgi wieczystej — wypisy z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej dla każdej z działek objętych księgą wieczystą,
  • decyzja o warunkach zabudowy, jeśli została wydana, w innym przypadku zaświadczenie o jej braku,
  • wypis z kartoteki budynków,
  • pozwolenie na użytkowanie budynku lub alternatywnie zawiadomienie o zakończeniu budowy z adnotacją Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego, że nie wniósł sprzeciwu do tego zawiadomienia,
  • w sytuacji gdy następuje podział nieruchomości — mapa uwzględniająca podział z adnotacją o przyjęciu jej do zasobu geodezyjnego,
  • zaświadczenie stwierdzające, czy nieruchomość jest objęta uproszczonym urządzeniem lasu, lub czy została wydana decyzja, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach,
  • zaświadczenie o rewitalizacji (nie dotyczy nieruchomości położonych w Warszawie).

Fakultatywnie — gdy strony umowy sobie tego życzą

  • zaświadczenie o braku osób zameldowanych,
  • zaświadczenie dotyczące uregulowania opłat eksploatacyjnych, stwierdzające brak zaległości,
  • świadectwo charakterystyki energetycznej (obowiązkowo, w przypadku gdy żąda tego obdarowany).

Do zawarcia umowy sprzedaży lokalu, dla którego założona jest księga wieczysta, potrzebne będą następujące dokumenty:

  • dokument potwierdzający tożsamość: dowód osobisty lub paszport,
  • odpis zwykły księgi wieczystej,
  • tytuł własności lokalu, np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa ustanowienia odrębnej własności lokalu, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (zarejestrowany),
  • w przypadku nabycia lokalu przez dotychczasowego właściciela na podstawie umowy darowizny po 1 stycznia 2007 r. lub w drodze dziedziczenia — pisemne zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego o zwolnieniu z podatku, zapłaceniu go lub przedawnieniu zobowiązania,
  • zaświadczenie o rewitalizacji (nie dotyczy nieruchomości położonych w Warszawie).

Do zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości gruntowej potrzebne będą następujące dokumenty:

  • dokument potwierdzający tożsamość: dowód osobisty lub paszport,
  • odpis zwykły księgi wieczystej,
  • podstawa nabycia, np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (zarejestrowany),
  • w przypadku nabycia lokalu przez dotychczasowego właściciela na podstawie umowy darowizny po 1 stycznia 2007 r. lub w drodze dziedziczenia — pisemne zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego o zwolnieniu z podatku, zapłaceniu go lub przedawnieniu zobowiązania,
  • wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku,
  • wypis z rejestru gruntów z adnotacją, że przeznaczony jest do dokonywania wpisów w księgach wieczystych,
  • zaświadczenie, z którego wynika, że nieruchomość gruntowa nie jest objęta Uproszczonym planem urządzenia lasu oraz nie została wydana decyzja na podstawie art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach,
  • zaświadczenie o rewitalizacji (nie dotyczy nieruchomości położonych w Warszawie),
  • w przypadku gdy zbywana nieruchomość gruntowa będzie wydzielana do nowej księgi wieczystej — wypisy z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej dla każdej z działek objętych księgą wieczystą,
  • w sytuacji gdy następuje podział nieruchomości — mapa uwzględniająca podział z adnotacją o przyjęciu jej do zasobu geodezyjnego.

Do zawarcia umowy sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu potrzebne będą następujące dokumenty:

  • dokument potwierdzający tożsamość: dowód osobisty lub paszport,
  • zaświadczenie wydane przez spółdzielnię o przysługującym zbywcy prawie do lokalu,
  • tytuł własności lokalu,
  • w przypadku nabycia lokalu przez dotychczasowego właściciela na podstawie umowy darowizny po 1 stycznia 2007 r. lub w drodze dziedziczenia — pisemne zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego o zwolnieniu z podatku, zapłaceniu go lub przedawnieniu zobowiązania,
  • odpis zwykły księgi wieczystej, o ile została ona założona.

Do zawarcia umowy przedwstępnej sprzedaży nieruchomości potrzebne będą następujące dokumenty:

  • dokument potwierdzający tożsamość: dowód osobisty lub paszport,
  • tytuł własności / podstawa nabycia nieruchomości,
  • odpis z księgi wieczystej,
  • w przypadku nieruchomości gruntowej — wypis z rejestru gruntów, wypis z planu zagospodarowania przestrzennego oraz zaświadczenie, z którego wynika, że nieruchomość gruntowa nie jest objęta Uproszczonym planem urządzenia lasu oraz nie została wydana decyzja na podstawie art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach,
  • zaświadczenie o rewitalizacji (nie dotyczy nieruchomości położonych w Warszawie).

Do zawarcia umowy deweloperskiej potrzebne będą następujące dokumenty:

  • dokument potwierdzający tożsamość: dowód osobisty lub paszport,
  • podstawa nabycia prawa własności,
  • odpis zwykły z księgi wieczystej,
  • prospekt informacyjny wraz z załącznikami,
  • wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej opatrzony adnotacją, że przeznaczony jest do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
  • wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
  • ostateczna decyzja udzielająca pozwolenia na budowę.

§Sprawy spadkowe

Do zawarcia umowy działu spadku potrzebne będą następujące dokumenty:

  • dokument potwierdzający tożsamość: dowód osobisty lub paszport,
  • pisemne zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego, z którego wynika, że nabycie jest zwolnione od podatku od spadków i darowizn lub należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
  • podstawa nabycia nieruchomości przez spadkodawcę, np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, stwierdzenie nabycia spadku,
  • akt poświadczenia dziedziczenia (zarejestrowany) lub prawomocne postanowienie sądu o nabyciu spadku,
  • gdy dział spadku dotyczy nieruchomości gruntowej — dodatkowo wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem oraz wypis z planu zagospodarowania przestrzennego.

Do sporządzenia poświadczenia dziedziczenia potrzebne będą następujące dokumenty:

  • dokument potwierdzający tożsamość: dowód osobisty lub paszport,
  • akt zgonu spadkodawcy,
  • zaświadczenie o numerze PESEL zmarłego,
  • akty urodzenia spadkobierców,
  • akty małżeństwa spadkobierców, o ile nastąpiła zmiana ich nazwisk,
  • testament sporządzony przez spadkodawcę (lub testamenty, jeśli spadkodawca sporządził ich więcej),
  • oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku, o ile takie oświadczenia były już składane,
  • numery ksiąg wieczystych nieruchomości stanowiących własność spadkodawcy oraz tych, do których przysługiwało mu prawo użytkowania wieczystego.

W czasie sporządzania aktu poświadczenia dziedziczenia muszą być obecne wszystkie osoby posiadające w postępowaniu status osoby zainteresowanej — czyli mogące być brane pod uwagę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi, a także osoby, na rzecz których spadkodawca dokonał zapisów windykacyjnych.

§Najem

Do zawarcia umowy najmu okazjonalnego potrzebne będą następujące dokumenty:

  • dokument potwierdzający tożsamość: dowód osobisty lub paszport,
  • tytuł własności i dane wynajmowanego lokalu,
  • oświadczenie najemcy, w którym wskaże inny lokal, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu,
  • oświadczenie najemcy sporządzone w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddał się egzekucji i zobowiązał się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego (jedyny załącznik przygotowywany przez notariusza),
  • oświadczenie właściciela lokalu lub osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu wskazanego przez najemcę o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących (na żądanie wynajmującego podpis tej osoby może być notarialnie poświadczony).

Do sporządzenia oświadczenia o poddaniu się egzekucji w związku z umową najmu okazjonalnego potrzebne będą następujące dokumenty:

  • dokument potwierdzający tożsamość: dowód osobisty lub paszport,
  • umowa najmu okazjonalnego wraz z załącznikami,
  • wskazanie lokalu, do którego składający oświadczenie wyprowadzi się w przypadku wykonania egzekucji.

§Pozostałe czynności

Do sporządzenia pełnomocnictwa potrzebny będzie następujący dokument:

  • dokument potwierdzający tożsamość: dowód osobisty lub paszport.

Do dokonania poświadczenia podpisu potrzebny będzie następujący dokument:

  • dokument potwierdzający tożsamość: dowód osobisty lub paszport.

Do sporządzenia testamentu niezbędny będzie następujący dokument:

  • dokument potwierdzający tożsamość: dowód osobisty lub paszport.

Do zawarcia umowy majątkowej małżeńskiej potrzebne będą następujące dokumenty:

  • dokument potwierdzający tożsamość: dowód osobisty lub paszport,
  • odpis skrócony aktu małżeństwa.

Do sporządzenia oświadczenia o ustanowieniu hipoteki potrzebne będą następujące dokumenty:

  • dokument potwierdzający tożsamość: dowód osobisty lub paszport,
  • tytuł własności / podstawa nabycia nieruchomości,
  • odpis z księgi wieczystej,
  • podstawa ustanowienia hipoteki (najczęściej umowa kredytu bankowego, umowa pożyczki lub inna umowa).

Do sporządzenia oświadczenia o ustanowieniu służebności potrzebne będą następujące dokumenty:

  • dokument potwierdzający tożsamość: dowód osobisty lub paszport,
  • tytuł własności / podstawa nabycia nieruchomości,
  • odpis z księgi wieczystej.

§Niezbędne dane wszystkich osób przystępujących do aktu

  • imiona rodziców,
  • aktualny adres zamieszkania wraz z kodem pocztowym,
  • numer PESEL,
  • numer i seria dokumentu potwierdzającego tożsamość (dowodu osobistego lub paszportu) wraz z jego datą ważności,
  • stan cywilny,
  • obywatelstwo.

§Gdzie uzyskać dokumenty niezbędne do sporządzenia aktu notarialnego?

  • większość dokumentów niezbędnych do dokonania czynności notarialnej uzyskać można we właściwych terytorialnie urzędach dzielnicy lub urzędach miasta,
  • zadania z zakresu Ewidencji Gruntów i Budynków wykonywane są przez właściwych starostów.
Maciej Kasprzyk Kancelaria Notarialna

ul. Waryńskiego 3/9,
03-645 Warszawa
drugie piętro, przy wejściu do Metra Politechnika

pon.–sob. 9:00–21:00

Skontaktuj się z nami